ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

Oleh : Mudhofar, S. Pd

    I.            Pendahuluan

Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan.

Gerakan Pramuka merupakan organisasi yang menyelenggarakan pendidikan bagi generasi muda, memerlukan dukungan dalam hal administrasi. Hal ini dibutuhkan, dengan berbagai macam kepentingan sebagai :

A.  Data kongkrit.

B.     Alat ukur aktifitas kegiatan.

C.  dukungan dan sarana yang dimiliki.

D.    Perkembangan dan kemajuan yang dicapai.

II.                Aktifitas administrasi di Gugus Depan.

Aktifitas administrasi rutin yang dilaksanakan dalam satuan Gugus Depan antara lain :

1.      Surat menyurat.

2.      kearsipan.

3.      Penyusunan Laporan.

4.      Penyajian Data Satuan/ Gugus Depan.

                  Ad. 1. Surat Menyurat.

                             Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada pihak lain,  

                             dalam bentuk warta.

                             Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentok surat dapat dipilih

                             sesuai kebiasaan atau kebutuhan satuan.

                             Bagian-bagian dalam bagan surat :

a.       Kepala Surat/ heading

b.      Tanggal surat.

c.       Nomor surat.

d.      Lampiran.

e.       Perihal.

f.       Alamat dalam, kepada yang dituju.

g.      Salam pembuka.

h.      Isi Surat.

i.        Salam Penutup.

j.        Nama Jabatan, Penanggung jawab surat.

k.      Tembusan.

l.        Initial.

                

 Ad. 2. Kearsipan.

                                    Adalah  proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga 

                           bila dibutuhkan akan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat.

                            Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file atau filing kabinet yang

                        disusun secara teratur.

                        Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain :

1.               Sistim Abjad.

2.               Sistim Subyek.

3.               Sisitim Geografis.

4.               Sistim Nomor.

5.               Sistim Khronologis.

                  Ad. 3. Penyusunan Laporan.

                                    Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban  tertulis, yang                                         berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan 

                                    pengambilan keputusan selanjutnya.

        Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan :

1.      Pendahuluan.

a.       Menyangkut latar belakang

b.      Masalah pokok laporan.

c.       Sistimatika pelaporan.

2.      Dasar hukum.

3.      Maksud dan Tujuan kegiatan

4.      Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.

5.      Sistim penyelengaraan.

6.      Faktor Pendukung dan Permasalahan yang dihadapi.

7.      kesimpulan.

8.      Saran.

9.      Lampiran/ sumber bahan.

                     Ad. 4. Penyajian Administrasi dan  Data Satuan/ Gugus Depan.

                                Administrasi dan data di gugus depan sangat bermanfaat bagi seorang pembina 

                                maupun anggota, yaitu :

1.      Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan.

2.      Sebagai gambaran/ visualisasi gugus depan

3.      Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding.

4.      Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan.

5.      Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka.

6.      Sebagai Alat mencapai Tujuan Gerakan Pramuka.

                               

                                 A.  Jenis Buku Administrasi dalam Gugus Depan :

a.       Buku Induk.

b.      Buku Inventaris.

c.       Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.

d.      Buku Keuangan dan buku iuran.

e.       Buku Ekspedisi.

f.       Buku Kegiatan/ Latihan.

g.      Buku Harian.

h.      Buku Log/ Log Book

i.        Buku Agenda Surat.

j.        Buku Sejarah dan Perkembangan Satuan.

                             

                                 B.  Jenis Daftar/ form administrasi satuan :

a.        Daftar hadir latihan.

b.        Daftar/ kartu perkembangan anggota.

c.        Daftar Tabungan.

d.       Form pendaftaran anggota.

e.        Form Program latihan rutin.

f.         Form Program kerja Tahunan.

III.              Hal yang perlu diperhatikan.

a.     Setiap Penulisan awal surat selalu di awali dengan menggunakan kata Salam Pramuka.

b.       Kode nomor surat dapat diatur sendiri. (  Blm ada PP, kecuali administrasi Kwartir )

c.       Pada Kop Surat menggunakan logo silhuate Tunas Kelapa yang terletak sebelah kiri, diatur simetris sesuai dengan tulisan pada kop Surat.

d.      Kepala surat/ Kop surat paling atas dengan tulisan huruf cetak dan tebal, GERAKAN PRAMUKA, baru kemudian dibawahnya GUGUS DEPAN KOTA/ KAB. ….

 Dapat pula mencantumkan alamat dan nomor telepon di lajur paling bawah.

 ( Lihat contoh pada lampiran )

    IV.        Kesimpulan.

Adminitrasi merupakan bentuk kegiatan yang tidak terpisahkan dari  aktifitas kegiatan sehari-hari.  Administrasi sebagai cermin kehidupan satuan, untuk itu perlu dikerjakan dengan rapi dan teliti. Apabila ditangani lebih dari satu orang maka sebaiknya diadakan pembagian tugas secara jelas. Serta disimpan  disuatu tempat tertentu sesuai kebutuhan.